Overview
Assistente Administrativo de Grupos e Eventos Jobs in Greater São Paulo Area at Hilton
Title: Assistente Administrativo de Grupos e Eventos
Company: Hilton
Location: Greater São Paulo Area
Princípio das Responsabilidades & Propósito da Posição
Ser responsável pela coordenação e suporte às atividades do departamento de vendas, assistindo toda a equipe comercial com o objetivo de contribuir para o alcance das metas estabelecidas no Business Plan do hotel.
FUNÇÕES SUSTENTADORAS
Além das funções essenciais, esta posição poderá ser solicitada a desempenhar uma combinação das seguintes atividades, sendo a porcentagem de tempo dedicada a cada uma definida pelo supervisor de acordo com as necessidades da operação.
- Conhecer os Padrões de Qualidade da Marca Hilton pelos quais o departamento é avaliado pelo Hóspede Misterioso.
- Verificar a disponibilidade de salas e elaborar propostas para eventos com hospedagem de grupos (mínimo de 10 apartamentos) e grupos sem eventos. Exceções poderão ser autorizadas pelo departamento de Revenue para grupos com menos de 10 apartamentos.
- Ler diariamente os jornais e acompanhar informações de mercado para aprimorar o relacionamento com clientes.
- Ampliar continuamente o relacionamento com clientes internos e externos, realizando contatos e ligações para melhor entendimento das necessidades de negócio.
- Programar visitas de familiarização no hotel e atender solicitações imprevistas de clientes.
- Atuar como intermediário, colocando o cliente em contato direto com os departamentos do hotel sempre que necessário.
- Trabalhar em cooperação com os Gerentes de Vendas, apoiando na verificação de disponibilidade das salas e na otimização da utilização dos espaços para eventos.
- Reportar mensalmente à Gerente de Grupos e Eventos o progresso das atividades e os resultados alcançados em relação às metas estabelecidas.
- Atualizar diariamente as atividades no sistema Delphi, registrando corretamente as activities conforme padrão da área.
- Assegurar que todas as solicitações de clientes sejam respondidas dentro do prazo de 24 horas.
- Elaborar e enviar correspondências necessárias para o bom funcionamento do departamento e dos demais setores do hotel.
- Manter um ambiente de trabalho colaborativo e comunicação eficiente com todos os departamentos, assegurando o cumprimento dos Padrões da Marca Hilton e a satisfação do hóspede/cliente.
- Atender chamadas telefônicas em até três toques, de maneira educada e profissional, seguindo os procedimentos adequados para atendimento, espera e transferência de chamadas.
- Participar de reuniões de vendas quando solicitado.
- Participar de treinamentos para desenvolvimento profissional e compartilhar conhecimentos com os colegas.
- Demonstrar atitude positiva, disposição e espírito de cooperação com hóspedes e membros da equipe.
- Participar da Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe, realizada semestralmente.
- Realizar acompanhamento de grupos e eventos confirmados para garantir que os pagamentos sejam realizados nas datas previstas.
- Promover, sempre que possível, a venda de outros hotéis da marca Hilton.
- Colaborar ativamente na criação de Momentos Hilton.
- Tratar os hóspedes sempre pelo nome.
- Conhecer os relatórios de satisfação do hóspede (SALT e MPS), acompanhar seus resultados e participar de planos de ação para melhoria contínua.
- Acompanhar degustações para aprovação do menu sugerido pelo cliente para o evento.
- Realizar reuniões com o Chefe de Cozinha e o cliente para apresentação do menu e discussão de possíveis novas opções.
- Realizar reuniões com o Supervisor de Banquetes e o cliente para alinhamento de todos os detalhes do evento.
- Recepcionar os clientes no dia do evento, prestando suporte ao supervisor e conferindo os últimos detalhes.
- Apresentar-se pontualmente e devidamente uniformizado, mantendo boa apresentação pessoal.
- Cumprir os horários estabelecidos e adaptar-se às necessidades operacionais do hotel.
- Assimilar a cultura da Família Hilton e demonstrar conhecimento dos padrões de serviço da marca.
- Manter frequência regular de acordo com os padrões estabelecidos pela empresa.
- Colaborar com outros departamentos quando necessário, podendo desempenhar atividades temporárias conforme orientação do superior.
CONHECIMENTOS E HABILIDADES
O profissional deverá possuir os seguintes conhecimentos e habilidades para desempenhar adequadamente suas funções:
- Habilidade para preparar formulários de grupos com até 15 apartamentos, contendo todas as informações necessárias para aprovação do gerente responsável e envio de orçamento ao cliente.
- Conhecimento das facilidades do hotel, bem como das forças e oportunidades de melhoria em relação aos concorrentes.
- Conhecimento dos diferentes estilos de montagem de salas para eventos.
- Conhecimento básico de equipamentos audiovisuais.
- Habilidade de relacionamento com clientes internos e externos, demonstrando sempre calma, diplomacia e respeito.
- Proficiência no sistema Delphi.
- Conhecimento do pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), além de navegação em Internet e Intranet.
- Habilidade de organização e gestão de múltiplas tarefas.
- Capacidade de colaborar com a equipe e apoiar colegas do departamento de Grupos & Eventos sempre que necessário.
QUALIFICAÇÃO
- Ensino superior completo
- Inglês e espanhol avançado
- Conhecimento em informática (Word, Excel, Outlook e PowerPoint)
- Conhecimento do sistema Delphi
- Experiência em eventos
- Proatividade e ótima comunicação.
Work Locations
Hilton Sao Paulo Morumbi
Schedule
Full-time
Brand
Hilton Hotels & Resorts
Job
Sales
