Overview
Asistente Administrativa – Recepcionista Jobs in Panama City, Panamá, Panama at FQM Zambia
Title: Asistente Administrativa – Recepcionista
Company: FQM Zambia
Location: Panama City, Panamá, Panama
At First Quantum, we free the talent of our people by taking a very different approach which is underpinned by a very different, very definite culture – the “First Quantum Way”.
Working with us is not like working anywhere else, which is why we recruit people who will take a bolder, smarter approach to spot opportunities, solve problems and deliver results.
Our culture is all about encouraging you to think independently and to challenge convention to deliver the best result. That’s how we continue to achieve extraordinary things in extraordinary locations.
Job Description
Propósito del Puesto
El asistente administrativo será responsable de asegurar el funcionamiento eficiente de la recepción y de brindar soporte en la administración a diversas áreas de la empresa.
Funciones del Puesto
Documentos y Correspondencia
- Recibir, registrar y distribuir documentos y correspondencia
- Escanear y mantener un registro organizado de todos los documentos recibidos y entregados.
- Soporte en la elaboración de guías de remisión para envíos a nivel nacional e internacional.
Pasajes Aéreos
- Atender los requerimientos de pasajes aéreos del personal.
- Coordinar la emisión y control de pasajes aéreos para el personal de la empresa.
- Mantener un registro detallado de todos los pasajes emitidos.
- Realizar cuadros para contabilidad donde se detallando y adjuntando los tickets aéreos.
Alojamientos
- Atender y gestionar las reservas de alojamiento para el personal de la empresa.
- Mantener un control detallado de los alojamientos reservados.
Abastecimiento General De Oficina
- Gestionar la dotación de materiales, útiles de oficina y cualquier cambio o adquisición solicitado por jefaturas o gerencias.
- Asegurar el abastecimiento constante de suministros necesarios para el mantenimiento y limpieza de la oficina.
- Garantizar el suministro adecuado de insumos para las cafeterías.
Coordinación De Reuniones Varias
- Organizar y coordinar reuniones según lo indicado por las jefaturas y/o Gerencia.
- Asegurar la disponibilidad de salas de reuniones y coordinar los servicios necesarios (equipos, catering, etc.).
Elaboración De Cuadro De Facturas Para Pagos
- Elaboración de cuadros con el detalle de facturas ingresadas (pasajes, alojamientos y otros) para su procesamiento y pago correspondiente.
Otros
- Supervisar y coordinar los distintos traslados del personal.
- Coordinar, según corresponda, el envío de documentos y la realización de trámites ante terceros, conforme a las solicitudes de los usuarios.
- Otras funciones asignadas por su jefe inmediato, relacionadas a la misión del puesto.
Requisitos del Puesto
- Formación Académica: Secretaria Ejecutivo o estudios de adminsitración
- Experiencia: Mínimo 3 años en cargos similares o en trabajos de manejo administrativo.
- Dominio de Idiomas: Inglés (intermedio)
- Microsoft Office: Intermedio, excel avanzado
Rasgos de Comportamiento Requeridos
- Audaz: Flexible, versátil y preparado(a) para enfrentar desafíos según sea necesario.
- Inteligente: siempre busca eficiencias y mejores formas de hacer las cosas.
- Motivado(a): Establece altos estándares, está motivado(a) y determinado(a).
- Colaborativo(a): se comunica bien con sus compañeros y comprende las opiniones de los demás
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